REVIEW BUKU PENGANTAR DOKUMENTASI

Pengantar Dokumentasi

Sulistyo-Basuki, (2004), Pengantar Dokumentasi, Rekayasa Sains : Bandung

    Buku karangan Sulistio basuki ini semula merupakan bahan kuliah untuk mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan. Lambat laun buku ini dapat digunakan oleh mahasiswa manapun praktisi dokumentalis.Dengan demikian buku ini dapat digunakan untuk mahasiswa berbagai jurusan seperti jurusan Ilmu Peprustakaan,Kearsipan,Komunikasi,dan program studi lain yang dalam pekerjaannya memerlukan tugas dokumentasi.

    Dalam bahasa Inggris, dokumen dikenal juga istilah documentation berasal dari kata document yang sebenarnya merupakan kata benda dan kata kerja. Bila document  merupakan kata benda, maka artinya setiap benda yang memuat atau berisi rekaman informasi. Sedangkan bila merupakan kata kerja to document berarti mencatat,merekam, membuat menjadi dokumen. Dokumentasi juga bertujuan untuk pengumpulan,  pengkatalogan, klasifikasi dan pembuatan abstrak literatur yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan. Di buku ini dokumentasi ada tiga yaitu dokumentasi primer yaitu merekam informasi dengan tidak memandang media maupun bentuknya, dokumen sekunder ialah dokumen yang memuat informasi tentang dokumen primer, dan dokumen tersier adalah dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen sekunder.

    Buku ini juga membahas tentang pola pendistribusian dokumen yang mana membahas tentang analisis sitriran, rujukan, biliografi, perhitungan sitiran dan sebagainya. Karena dokumentasi bertugas sebagai menyebarkan dan mendayagunakan inforamsi peneliti perlu memperoleh informasi ilmiah terlebih dahulu. Deskripsi dokumen dibagi menjadi 2 golongan besar ialah deskripsi bibliografis atau deskripsi fisik dan deskripsi isi. Klasifikasi yang banyak digunakan di pusat dokumentasi adalah  Universal Decimal Classification (UDC) karena sifatnya yang komprehensif, kemampuannya untuk mengolah semua jenis dokumen. Disini ada pengertian temu balik dokumen dan informasi, sedangkan proses penyusunan katalog di perpustakaan dan penyusunan indeks subjek pada sebuah buku merupakan kegiatan pengindeksan   

Salah satu perbedaan antara perpustakaan dengan dokumentasi adalah bahwa dokumentasi membuat dokumen baru dari dokumen yang telah ada, salah sati dokumen baru itu ialah abstrak di samping indeks dan bibliografi. Abstrak adalah penyajian ringkas dan tepat dari sebuah dokumen, dalam gaya yang sama dengan gaya dokumen asli. Di pusat dokumentasi, dokumentalis melayani kebutuhan informasi pemakai. Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut maka dokumentalis butuh konsep dasar temu balik informasi untuk melayani kebutuhan informasi. Juga ada evaluasi system temu balik informasi karena ada beberapa masalah dalam sistem temu balik informasi yaitu keefesiennya, bagaimana menekan biaya namun mempertinggi efektivitas dan yang ke tiga  menyangkut manfaat yang diperoleh dengan biaya tertentu.

    Dalam dokumentalis juga dikenal istilah reprografi, definisi reprografi mencakup pembuatan fotokopi, mikrokopi , penggandaan dan umumnya ditandai dengan operasi skala kecil dan sifat nonprofessional dari kegiatannya. System dokumetasi juga berbasis komputer. Komputer adalah gawai elektronik yang mampu mengolah data. Penyususan sistem berbasis computer di pusat dokumentasi melibatkan dokumentalis dalam kegiatan yang bertautan dengan perencanaan, evaluasi, serta pemilihan dan implementasi sistem. Dalam menjalankan komputer pastinya dibutuhkan sebuah jaringan yang bernama internet yang mana alat semacam itu menguntungkan pemakai dalam mencari informasi walaupun masih ada kekurangannya.Dalam dunia dokumentasi dengan semakin banyaknya badan, media dan orang yang mengambil bagian dalam komunikasi ilmiah maka besar peluang akan terjadi kesalahpahaman bilamana masing-masing menggunakan standar. Dengan demikian standarisasi adalah proses perumusan dan penerapan peraturan bagi ancangan teratur guna memperlancar proses penyampaian informasi.

    Setelah pusat dokumentasi selesai menerima, mengolah dan mangatur dokumen maka tugas berikutnya adalah member kepada pemakai untuk akses ke informasi tersebut. Untuk memudahkan pembaca dalam memahami bagaimana penggunaan jasa pusat dokumentasi dibutuhkan pendidikan dan kajian pemakai untuk mengetahui kesulitan pemakai dan apa yang dibutuhkan oleh pemakai. Dalam dokumentalis juga terdapat kode etik yang mana  diharapkan untuk mengupayakakan standar setinggi-tingginya menentukan keseimbangan yang tepat guna bagi profesi etis dan masyarakat etis. Hasil dari materi ini dapat disimpulakan bahwa buku ini memuat semua kegiatan dokumentasi, dimulai dari penciptaan,pencatatan dalam bentuk deskripsi fisik dan isi, kegiatan temu balik informasi atau popular dengan istilah information retrieval, evaluasi kinerja diakhiri dengan etika profesi.

s2if.ff.unair.ac.id